システムエンジニアやってるんだけど、どうもコミュニケーションでうまく行かない事が多いんだよなあ。
100%うまくいく話し方なんてないけど、気を付けた方が良い事があれば教えてほしいな。
逆に、あんまり言わない方が良いことなんかもあったら教えてほしい。
しかし、エンジニアのコミュニケーションというのは難しいですよね。
私は色々な仕事がある中でも、エンジニアはコミュニケーションが比較的難しい方ではないか、と感じております。
なぜなら、『専門的な知識を持つ人が、専門的な知識を持たない人と会話しなければならない』という側面がエンジニアにはあるからです。
システムエンジニアを始めて随分経ちますが、私は先方の営業さんや技術部の方と話すと、よく『技術よりも営業寄りだよね』と言われます。
今は、技術や営業のメンバーに話し方や資料の作り方を指導する立場にもなりました。
まだまだ私も未熟ですが、そんな経験を通して、この問題に立ち向かっていきます。
今回は、エンジニアの方に今日から気を付けて頂くことで、コミュニケーションのストレスが改善される話し方について紹介していきます。
中でも重要なベスト3として書いていくので、もしかすると既に実践済みの事もあるかもしれません。その場合はスルーして頂いて構いません。
もし心当たりがある項目があれば、ぜひ最後まで読んで頂くと、きっとコミュニケーション改善のお手伝いができると思います。
それでは、さっそく本編に進みましょう。
Contents
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エンジニアのコミュニケーションで絶対にやるべき話し方ベスト3
まず、ベスト3を発表する前に意識して頂きたいことは、『相手によってコミュニケーションというのは、必ず形を変えていくものだ』という意識を持つことです。
この大前提がないと、ベスト3を読んでもいまいちピンと来ない事があるかもしれません。
コミュニケーションで問題が起こる決定的な理由は、『前提条件の不一致』にあります。
たとえば、この前とある人と話した時に、「この街もだいぶ変わりましたよね」と話しかけられたんですよ。
私は、ここ10年間の事を言っているのだと思い、「そうですね。街並みもがらりと変わりました」と答えたのですが、その人はつい最近できた大型施設の事を言っていたので、少し会話がギクシャクしました。
つまり、実際は「（大型施設ができたので）この街もだいぶ変わりましたよね」と話したかった、ということだったのです。
これが、前提条件の不一致というものです。
こういった問題は、どんなにコミュニケーションの上手な人であっても起こってしまうものなんですよ。
コミュニケーションが上達していく人というのは、まず大前提として、この『前提条件の不一致』を埋める努力を日々心がけている人です。
『常識だから』『一般的だから』という認識で、相手との前提条件を埋める努力をしない人が、やはり最終的にはコミュニケーションで苦労される事になってしまうんですよ。
ここだけは、ぜひ意識しておいて頂きたいと思います。
第3位：知らない人に専門用語を使う事を避ける
第3位は、『知らない人に専門用語を使う事を避ける』ということです。
システムエンジニアの人はわりと知識が豊富で、知識を吸収していく力もあるので、ついついここがおざなりになりがちです。
たとえば、『ブラウザ』。最近はスマホが浸透した影響でかなり変わってきましたが、少し年齢層を上げると、まだまだ知らない方がいます。
そういった方は、ブラウザの事を『インターネット』などの言葉で覚えているんですよ。
と、ここまで話して、「そんな認識の人はおじいちゃん世代だけだろう」と思った方は、注意が必要です。
自分の周囲をひとつ出れば、そんな人はミドル世代でもゴロゴロいます。
今でこそスマホも普及しましたが、中々操作に苦戦されている方、まだまだ多いです。
世の中にITが噛む事業というのは大幅に増えましたが、だからといって『すべてがIT化したか』というと、そうではないんですよね。
このあたりが、自分の周囲の人達はほぼ全て知っているからという理由で、自分の中で『一般常識』に変わっていて、気付いていない事があります。
このように、専門用語の知識というのは人によって、範囲も深さも大きく変わります。
同じシステムエンジニアの中でもそうです。
エンジニアの職種というのはとても広いものですから、誰もが知っていて当たり前な専門用語というのは、全体から考えるとそこまで多くないです。
また、仮に『全員が知っているべきである事項』があったとしても、『実際に全員が知っている状態』になるまでには長い時間がかかるのが普通で、法的に罰則でもない限り、相手に責任を求めるのは無理というものです。
あるべき論を追いかけて相手に常識を求めると、結局自分が損する事になってしまいます。
だから、本当にコミュニケーションをストレスなく行いたければ、あるべき論は排除して、現実に寄らなければなりません。
私が出会った人の中では、『キュー』のことを『ジョブ』と言っている方もいて、分からなくもない勘違いなのですが、本当に認識が合っているのか苦戦するという事もありました。
このように、相手がその言葉を自分と同じ意味では考えていない可能性もあります。
こんな時、「だって相手が間違っているし」と思ったら、コミュニケーションが成立しないんですよね。
一度、相手の考えている事を汲み取った上で、希望する相手には優しく教えてあげるというのが最も親切です。
第2位：別のアプローチで話す
ある人に目的としている事が伝わらなかった時、「だ・か・ら！」と、つい感情的になって、同じ事を何度も言ってしまう人がいます。
これ、コミュニケーションにおいてはかなり最悪な方法です。
相手もイライラさせてしまいますし、自分もイライラしてしまいますよね。理想の状況からは、どんどん遠ざかってしまいます。
断言しますが、あるアプローチで伝わらなかったメッセージは、何度繰り返し言っても、ほぼ100%相手には伝わりません。
もうその時点で、前提条件が狂ってしまっているんですよ。
車の知識が無いペーパードライバーのAさんが、初めて車を買った時のことを思い浮かべてみてください。車の運転について、Bさんが説明しています。
Bさん「車は5,000km走ったら、オイルを交換した方が良いんだよ」
Aさん「オイルって何だったっけ……？」
Bさん「だから、オイルだよ。5,000km走ったら交換時期なんだって」
これでは、オイル交換の知識を伝えるのは絶対に無理ですよね。
この『別のアプローチで話す』ということは、実際試してみるとかなり難しいです。
用語を先回りして説明するボキャブラリー、別のたとえ話に置き換える発想力、より簡単な内容にすり替えていく抽象化能力などが求められます。
しかもこれは練習しないと、アプローチを変えていくたび相手の理解からどんどん遠ざかってしまうという、負のループに陥る事もよくあります。
だから、常日頃から2通り、3通りの説明手段を前もって用意しておく訓練が必要なんですよ。
もし、『別のアプローチで話をする』ということを試していない状態で、何度も同じ事を言い直す癖が付いてしまっている方は、ぜひ怒りを静めて頂いて、より相手にとってわかる言葉で話すという事を意識してみてください。
すぐには難しいかもしれませんが、そこからコミュニケーションは好転していくはずです。
第1位：結論から話す
絶対にこれが1位だという確信があります。『結論から話す』です。
コミュニケーションが苦手な人はほぼ100%、この『結論から話す』をやるのが苦手です。
これはある意味仕方がないことで、人間というのは基本的に、あるキーワードから芋づる式に言葉を引き出すようになっているんです。
脳が、そもそもそういった手順で物事を記憶するようにできているからです。
そうすると、往々にしてこんな会話になってしまいがちです。
昨日の朝、話していた件なんですけど、部長からあの後連絡があって、××という方法に変更することを検討して欲しいと言われたんです。
でも、自分としては××はちょっと良くないかなあと考えているんですよね。
別の案で、○○という手段もあるかなと考えたんですけど、これはメリットがこうで、デメリットはこうで、あ、××の場合はメリットがこうで、デメリットがこうで……総合的には○○が良いかなと考えたんですけど、課長にも相談した方が良いと思ったので、話しました。
これが、『芋づる式に言葉を引き出す』ということです。
ここで意識しておきたいのは、『話す時は芋づる式に話す方が楽』なのですが、『覚える方は事前に何を覚えるべきなのか説明されないと覚えられない』ということなんですよ。
だから、一体何を話したくて、自分の考えはどうでといった『結論』を一番最初に持ってこないと伝わらないんです。
昨日の朝話していた件で、課長に相談事項があります。
部長から方法の変更を検討してほしいと依頼されており、××が良いと考えているようです。
ただし、この××は……といった理由から、私はあまり良くないと評価しています。
そこで、新たな方法として○○を提案します。理由はこうです。メリットとデメリットを資料にまとめておいたので、こちらを確認お願いできますでしょうか。
どちらの案が良いか、課長からの意見を頂きたいのですが。
『課長に相談事項があります』がこの会話の一番重要な部分で、結論です。
これを頭に添えるだけで、話を聞いている課長は「あ、相談事項があるんだな」と理解してくれます。
前の例では、一体何を話されているのか、課長は探りながら話を聞かなければいけないので、コミュニケーションがうまく行かなくなるんです。
人は基本的に、ひとつの事にしか集中できません。スリなどは、それを巧みに操って意識を逸らし、盗みを働いています。
つまり、『テーマを探りながら話を聞く』と、『話の趣旨を理解する』というのは、同時にはできないんですよ。
これが最も重要で、でもできていない人が多いです。
心当たりがある方は、ぜひ『結論から話す』を意識してみて頂きたいなと思います。
きっと、相手の反応はかなり大きく変わってくるはずです。
エンジニアもコミュニケーションは大切と言われるけれど……
ということで、コミュニケーションで気を付けて欲しいことベスト3をお話しました。
この3つを注意するだけでも、きっと明日からコミュニケーションは変わってくると信じています。
特に心当たりがある方は、これを機会にぜひ。
エンジニアもコミュニケーションが大事と言われますが、コミュニケーションもスキルなんですよね。
スキルということはつまり、まず知識が必要で、その知識を使って経験する事が必要で、知識と経験を知恵に変換していく事が必要なんです。
この努力が必要だということをまず知らなければ、スタートラインに立てないんですよ。
私も周囲の人達から見本として貰えるよう、よりいっそう勉強して、スキルを高めていきたいです。
そんな意識で、エンジニア全員でコミュニケーションの改善に取り組んでいけたら、もう向かう所敵なしだと思うんですよね。
ぜひ、そんな世界にしていきましょう。